Solusi HCM Tak Cuma Menghitung Gaji

Berkat berbagai perubahan yang dilakukan, termasuk penerapan solusi Human Capital Management (HCM) delapan tahun lalu, kini Canada Post Corporations berhasil membukukan pendapatan bersih konsolidasi sebesar 54 juta dolar AS untuk tahun fiskal yang berakhir December 31, 2007. Dengan total 70.000 karyawan yang dimilikinya saat ini, BUMN Kanada ini mampu mempertahankan profitabilitasnya selama tiga belas tahun berturut-turut dan meraih “return on equity” untuk tahun 2007 sebesar 3.8 persen. [Laporan Tahunan Konsolidasi Canada Post Corporations].

Mengurus sumber daya manusia (SDM) bukan pekerjaan mudah. Apalagi kalau perusahaan mempekerjakan ribuan, bahkan puluhan ribu karyawan. Tantangan pengelola SDM ke depan bukan lagi soal administrasi kepegawaian, seperti mengurus gaji, lembur atau cuti karyawan. Setiap karyawan memiliki ambisi, talenta, skill dan kapabilitas yang berbeda-beda. Karenanya, perusahaan-perusahaan semakin ditantang untuk secara optimal memberdayakan individu-individu ini agar bisa diarahkan untuk kepentingan bisnis perusahaan. Teknologi Informasi (TI) tampaknya bisa berperan penting untuk mencapai tujuan itu.

Pengelolaan SDM yang efisien berkat bantuan TI yang berdampak positif terhadap bisnis perusahaan semacam ini dialami oleh Canada Post. Delapan tahun lalu, penyedia layanan pos nasional yang sekaligus juga institusi ke enam terbesar dalam jumlah karyawan di Kanada, ini tengah mengalami tekanan yang begitu besar.

Persaingan bisnis kurir dengan perusahaan-perusahaan swasta, seperti United Parcel Service (UPS) dan FedEx pelan-pelan mulai menggeroti keuntungan Canada Post. Parahnya, sistem TI proprietary yang dimilikinya pun lamban dalam mengantisipasi perubahan bisnis yang begitu cepat di industri ini. “Pendapatan perusahaan mulai menyusut,” kenang Jamie Esler, General Manager, Human Resources Department, Canada Post.

Selain itu, menurut Esler, pihak departemen SDM pun terbebani dengan sistem-sistem legacy yang sulit berkomunikasi satu sama lain. Para manajer lini bisnis juga kesulitan menggunakan sistem ini, sehingga proses penjadualan dan payroll serta penanganan karyawan pun kurang mulus. Mau tak mau, langkah pembaruan perlu diambil.

“Kami baru menyadari begitu banyak inefisiensi dari sistem legacy ketika kami menggantinya dengan solusi SDM yang lebih terintegrasi,” ujar Esler. Dalam hal ini, Canada Post melirik SAP untuk memperbarui sistem pengelolaan SDM-nya. Yang tak kalah penting, institusi bisnis plat merah ini juga memutuskan untuk mengintegrasikan sistem Human Capital Management (HCM) ke dalam paket tersebut.

Kini, departemen SDM bisa melacak secara digital seluruh informasi ketrampilan (skill) yang dimiliki karyawan, menentukan prioritas pelatihan, penjadualan tenaga kerja dan penanganan sejumlah masalah kepegawaian lainnya. Fungsi-fungsi SDM seperti payroll, yang tadinya dialihdayakan, kini kembali ke pangkuan Canada Post. Dari situ saja, perusahaan berhasil menghemat jutaan dolar.

Perbaikan yang dilakukan Canada Post ketika menerapkan peranti lunak HCM memang wajar. Namun, potensi HCM sesungguhnya bisa lebih dari sekedar meningkatkan penghematan biaya dari sisi SDM, yakni menjadikan database karyawan sebagai peranti strategis untuk membangun teamwork yang kuat dan mendorong keuntungan bisnis yang lebih besar bagi perusahaan.

Sayang, menurut Craig Symons, principal analyst dari Forrester Research, hal itu belum bisa dipenuhi solusi HCM. “HCM masih berada pada tahap paling dini. Hanya segelintir vendor yang benar-benar mengembangkannya saat itu,” imbuhnya. Cara pandang yang masih konvensional dari sebagian besar perusahaan terhadap penegelolaan SDM-nya dituding sebagai salah satu biang keladinya. Tak pelak, pasar HCM pun tak mudah untuk bertumbuh.

Selama ini, departemen HR selalu dipandang sebagai administrative cost center. Human Resource Management Systems (HRMS) yang mengotomatisasikan sebagian besar fungsi administrasi SDM dipandang sudah cukup memadai. Apalagi, tren mengalihdayakan fungsi-fungsi administrasi SDM ke pihak ketiga juga masih kuat, sehingga banyak kalangan yang mempertanyakan peran strategis apa yang bisa dilakukan suatu departemen SDM.

Namun, munculnya HCM setidaknya bisa mengubah pandangan tersebut dan memungkinkan departemen HR memainkan berbagai peran yang lebih strategis. Aplikasi ini menjanjikan sajian informasi yang lebih mendalam mengenai ketrampilan dan kapabilitas leadership yang dimiliki seorang karyawan. Juga, informasi yang sangat penting untuk membantu perusahaan dalam menyusun perencanaan strategis dan membangun tim bisnis yang kuat.

Tak Cuma Menghitung Gaji

Solusi HCM antara lain mencakup perencanaan tenaga kerja, seperti forecasting penambahan maupun perampingan tenaga kerja, dan akuisisi, yang meliputi rekrutmen tenaga kerja bantu atau paruh waktu. Termasuk juga fungsi manajemen seperti pengelolaan pelatihan, kinerja dan perencanaan suksesi, serta fungsi pengoptimalan tenaga kerja, yakni menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat dan pada waktu yang tepat. Seluruh fungsi tersebut umumnya di bawah kendali solusi HCM.

Namun, agar solusi ini bisa diimplementasikan dengan baik, dibutuhkan kerjasama yang erat antara pengelola TI dengan pengelola HR. Direktur riset Gartner, Jim Holincheck, mengungkapkan bahwa pengelola TI, misalnya CIO, perlu mendukung eksekutif HR dalam hal bagaimana teknologi bisa mengontribusi pada departemennya. Peluang dari perspektif teknologi ini seringkali tidak disadari para pengelola SDM.

Ketika suatu perusahaan memutuskan untuk mengimplementasikan solusi HCM, hal pertama yang perlu dilakukan sang CIO adalah duduk bersama-sama dengan pengelola HR mendiskusikan masalah kepegawaian perusahaan.

Sebagai contoh, keahlian seperti apa yang dimiliki karyawan, kemajuan karir seperti apa yang akan mereka dapatkan, jadual pelatihannya seperti apa, dan seterusnya. “Informasi-informasi semacam itu membantu para manajer mengambil keputusan yang tepat mengenai karyawan dan tugas apa yang harus dikerjakannya,” ujar Symons dari Forrester.

Pembicaraan selanjutnya adalah bagaimana data-data mengenai karyawan tersebut diolah lebih lanjut untuk menghasilkan business value yang nyata bagi perusahaan. Tujuannya adalah untuk mendapatkan satu repository atau tempat penyimpanan yang berisi informasi seluruh karyawan, sehingga memungkinkan melakukan fungsi analisis tenaga kerja.

Selain itu, sebuah portal korporat, dimana para karyawan dan manajernya dapat melihat data kepegawaiannya sendiri, seperti informasi jaminan kesehatan (medical benefit), jatah cuti, peluang e-learning dan evaluasi kinerja terkini juga perlu mendapat prioritas, ujar Symons. Hal itu, selain memangkas pengeluaran administrasi SDM, juga akan memperjelas manfaat dari suatu solusi HCM.

Penerapan solusi SDM lazimnya dimulai dari the biggest areas of pain yang dialami perusahaan. Symons memberikan contoh, jika suatu perusahaan mengalami pertumbuhan yang pesat, sehingga kebutuhan tenaga kerja meningkat, perusahaan tersebut mungkin akan fokus dulu pada solusi talent management dan rekrutmen. /aa