Pengalaman LandAmerica Financial Group Inc. & WellPoint Inc. Menerapkan HCM

Penerapan solusi SDM lazimnya dimulai dari the biggest areas of pain yang dialami perusahaan. Symons memberikan contoh, jika suatu perusahaan mengalami pertumbuhan yang pesat, sehingga kebutuhan tenaga kerja meningkat, perusahaan tersebut mungkin akan fokus dulu pada solusi talent management dan rekrutmen. Hal semacam itu sempat dialami oleh sebuah perusahaan jasa properti di AS, LandAmerica Financial Group Inc. Sejak tahun 2000, perusahaan yang memiliki 12.000 karyawan ini pendapatannya meningkat dari 1,8 miliar dolar AS menjadi 3,4 miliar dolar AS, dan dalam kurun waktu tersebut LandAmerica mengakuisisi sejumlah perusahaan.

Sejalan dengan pertumbuhan itu, seperti diungkapkan oleh Carol M. Anderson, senior vice president and director of talent and learning resources, LandAmerica, pihak perusahaan ingin memanfaatkan aset SDM-nya untuk secara efektif menyampaikan berbagai produk dan layanan ke kastamer. Karenanya, digelarlah solusi Human Capital Management (HCM).

Upaya penggelaran HCM di LandAmerica dimulai tahun 2003, diawali dengan diluncurkannya program talent management yang bertujuan menilai kekuatan dan kelemahan perusahaan secara keseluruhan. Karyawan pada posisi manajerial menjadi subyek pertama yang digunakan Anderson.

Menurut Anderson, jumlah karyawan dari kelompok ini cukup tinggi, dan perusahaan akhirnya menyadari bahwa pihaknya memerlukan teknologi untuk melihat data-data mengenai kelompok ini lebih rinci. Misalnya, bagaimana para manajer mencapai business goals-nya dan apakah para eksekutif itu sudah sejalan dengan nilai-nilai korporat.

Departemen TI LandAmerica secara bertahap mulai membangun sistem HCM, dimulai dengan membangun sebuah sistem proprietary berskala kecil berbasis teknologi SQL. Awalnya memang sederhana, para manajer cukup mengetikkan teks dan sistem akan menampilkan data kasar mengenai ketrampilan karyawan, kenang Anderson. Namun, akhirnya, LandAmerica memutuskan menggunakan solusi HCM yang lebih baik buatan Softscape Inc.

Anderson terus berupaya mengonlinekan sistem performance and talent management-nya untuk seluruh 12.000 karyawannya, yang semua itu berhasil diselesaikannya pada tahun 2007. Anderson juga menggelar fungsi-fungsi HCM, yang meliputi sistem assessment untuk 300 top leaders dan manajer di tahun 2006.

Anderson berharap upaya itu akan membuat pengelolaan pengembangan karyawan menjadi lebih baik, dan berdampak positif terhadap pertumbuhan perusahaan. Namun, seperti diakuinya, solusi HCM tersebut belum sepenuhnya sesuai harapan. Ia menginginkan sebuah fungsi yang bisa memberikan data karyawan di suatu wilayah yang membutuhkan pelatihan tertentu.

“Dengan informasi semacam itu, kami bisa mengasah keterampilan dan membuat pelatihan yang lebih fokus, sehingga kapabilitas manajer kami pun lebih baik. Hal itu tentunya berdampak positif pada kinerja perusahaan,” imbuhnya.

Belum End-to-End

Di sisi lain, salah satu perusahaan yang sudah menikmati manfaat strategis dari keberhasilan penerapan HCM adalah WellPoint Inc., salah satu perusahaan asuransi kesehatan terbesar di AS. Bagi departemen SDM perusahaan yang memiliki karyawan sekitar 38.000 orang dan pendapatan 37 miliar dolar AS itu, HCM sudah menjadi andalan sejak tahun 1998.

Menurut Chuck Moore, vice president of human resources information systems, WellPoint Inc, sebelum diterapkannya HCM, perusahaannya menderita kerugian 60 juta dolar per tahun akibat tingginya tingkat turn-over karyawan. “Keluar-masuk karyawan memang menjadi masalah bagi kami ketika itu,” tuturnya.

Akhirnya, WellPoint memutuskan untuk menerapkan peranti lunak HCM buatan PeopleSoft. Namun, secara bersamaan, perusahaan juga melakukan pendekatan ke karyawan untuk mengidentifikasi apa saja permasalahannya. Misalnya, berbicara dengan kalangan manajer yang membutuhkan pelatihan tambahan, atau memastikan bahwa perusahaan tidak kehilangan ketrampilan yang dibutuhkan bersamaan dengan berpindahnya sejumlah karyawan. Data itu kemudian dimasukkan ke dalam repository dan dianalisis. Berdasarkan informasi yang dihasilkan sistem itulah perusahaan mengambil langkah-langkah yang diperlukan.

Selain menambah pelatihan, WellPoint juga menerapkan bonus bagi para manajernya berdasarkan pengurangan turn-over. Perusahaan juga mengadakan survei di kalangan karyawannya, mulai dari masalah kepuasan kerja sampai persepsi mereka mengenai SDM. Informasi dari survei itu dimanfaatkan para eksekutif sebagai dasar melakukan berbagai perubahan prosedural yang berlaku di perusahaan.

Salah satu hasil survei mengungkapkan bahwa karyawan merasa terbatas dalam peningkatan karir, karena ada aturan yang mengharuskan mereka mendapatkan persetujuan dari manajernya untuk mengajukan permohonan pindah tugas di lingkungan perusahaan. Setelah peraturan diubah, promosi di kalangan internal meningkat sekitar 15 persen, dan dalam tiga tahun, tingkat keluar-masuknya karyawan berkurang setengahnya, aku Moore.

Sejalan dengan pertambahan karyawan (dari 7,000 orang pada 1997 hingga 38,000 orang pada 2004), WellPoint pun menambah sejumlah modul ke sistem HCM, antara lain sistem pengaturan benefit secara swalayan (self-service), portal karyawan dan peranti lunak succession planning.

WellPoint memang membutuhkan waktu cukup lama untuk memetik keberhasilan dari penggelaran solusi HCM-nya. Penyesuaian maupun integrasi solusi cukup banyak dilakukan. Sebagai contoh, untuk modul succession planning, WellPoint harus mencari dari vendor lain, karena PeopleSoft sendiri tidak menyediakan solusi tersebut pada saat itu.

Permasalahan seperti itu, agaknya juga bakal dijumpai perusahaan-perusahaan lain yang ingin menerapkan solusi HCM dari ujung-ke-ujung (end-to-end). Seperti diungkapkan Symons dari Forrester, saat ini boleh dikatakan belum ada satu vendor pun yang bisa menyediakan HCM end-to-end.

“Perusahaan-perusahaan penyedia ERP (Enterprise Resource Planning) sendiri sebenarnya secara tradisional adalah penyedia sistem HRMS, dan juga sudah menambahkan modul-modul HCM ke dalam sistemnya. Namun, modul-modul itu tidak sematang seperti yang disediakan pemain lain (spesialis HCM),” imbuhnya.

Memangkas Biaya

Pemangkasan biaya ini bisa menjadi tawaran yang memikat bagi para pengambil keputusan. Tak terbantahkan bahwa peranti lunak HCM bisa menjadi peranti pemangkas biaya yang berharga, seperti menghemat biaya dengan menggelar program e-learning dan merampingkan operasi pengelolaaan SDM, misalnya payroll dan pengawasan.

Hal tersebut juga dialami Canada Post. Selain membangun portal yang memungkinkan karyawan mengelola sendiri sejumlah benefit yang diberikan perusahaan, Canada Post juga mengembalikan pengelolaan payroll, yang tadinya dialihdayakan, kini dilakukan secara in-house. Biaya alihdaya dipangkas, departemen payroll pun lebih ramping 20 persen.

Selain itu, adanya jaringan online secara nasional, dimana para manajer memiliki cara yang seragam untuk melacak upah lembur dan absen karyawan, membuat perusahaan bisa memangkas pengeluaran. Setidaknya sebesar 9 juta dolar AS per tahun sejak sistem HCM pertama kali diterapkan tahun 2003.

Manfaat strategis solusi HCM mungkin belum sepenuhnya bisa terwujud, karena peranti lunak HCM sendiri masih terus dalam proses pematangan. Perusahaan-perusahaan yang akan maupun sudah menerapkan solusi HCM sementara harus cukup puas hanya dengan cost saving. Para CIO juga harus berpikir dua kali untuk melakukan investasi yang jumlahnya mungkin cukup signifikan, baik dari segi biaya maupun waktu.

Tapi, kalau penghematan yang bakal dihasilkannya cukup signifikan, ya kenapa tidak? /aa