Peran CEO Dalam Keberhasilan Penerapan TI (2)

TI akan menjadi pemimpin bisnis terbesar di abad 21 dan perusahaan-perusahaan akan semakin banyak mengandalkan TI untuk keuntungan kompetitif mereka,” ujar Kathy Harris, wakil presiden grup Gartner. “Perusahaan semakin tak mau menerapkan sesuatu yang lebih rendah dari komitmen terhadap TI yang mereka berikan pada bidang-bidang penting lainnya dalam perusahaan, termasuk menemukan dan menerapkan strategi sukses.”

Gunakan metrik, tapi jangan mendikte strategi

Anda akan jarang sekali menemukan pemikiran yang berbeda, bahwa proyek teknologi harus dikaitkan dengan ROI (Return-on-Investment) dan ukuran kesuksesan dan kegagalan lainnya. Namun, terkadang inisiatif tersebut tidak bisa dengan mudah diukur atau, bahkan, tidak bisa diukur sama sekali.

Di Boeing, Griffin membagi proyek TI-nya menjadi dua kategori. “Untuk proyek-proyek yang dapat diukur kita menggunakan istilah keuntungan ekonomis, seperti pendapatan yang meningkat, biaya yang menurun, atau penggunaan aset yang lebih efisien. Tetapi, kita tidak perlu repot menilai proyek transformasi, yang membantu kita mencapai tujuan,” tambah Griffin

Mengevaluasi investasi TI membutuhkan paduan analisis yang jelas dan intuisi. Sebagai aturan umum, usaha-usaha pemotongan biaya jauh lebih mudah dipengaruhi untuk dianalisa dibanding pertumbuhan pendapatan. Hal itu mungkin lebih mudah, misalnya, mengukur jumlah uang yang dihemat dari penerapan suatu program dibanding dengan mengukur manfaat kepuasan pelanggan atau meningkatnya nilai merek (brand value).

Pemimpin yang fokus hanya pada ROI seringkali kehilangan kesempatan membuat perubahan-perubahan mendasar. Jika Anda dapat mengukur dampak suatu inisiatif, Anda perlu menetapkan ukurannya sebelum proyek dimulai dan memperkirakan perkembangannya secara teratur dengan mengukur dan mempublikasikan perkembangan itu.

Perhatikan hal berikut:

• Identifikasi strategi. Batasi arah dan tujuan organisasi atau departemen.
• Pilih ukuran kinerja. Identifikasi pengukuran atau indikator yang mendukung.
• Pilih tujuan atau target. Nilai tujuan-tujuan manajemen terhadap kebutuhan spesifik di masa datang.
• Terapkan indikator. Sediakan indikasi yang masuk akal untuk melihat apakah suatu program mencapai tujuan atau tidak.
• Laporkan informasi. Sediakan basis untuk memonitor manajemen dan pembuatan keputusan, serta alat untuk mencapai akuntabilitas eksternal.
• Ambil tindakan. Tingkatkan, tambahkan, batalkan, atau cari alternatif program yang sesuai dengan informasi pengukuran.

Ketika mengukur manfaat yang tak terlihat atau nonfinansial, setidaknya Anda perlu memastikan paduan antara inisiatif dan tujuan bisnis.

Komit terhadap arsitektur informasi tunggal

Keberhasilan Southwest Airlines sebagai contoh utama kekuatan standarisasi di luar IT. “Southwest melakukannya dengan baik, karena ia hanya memiliki satu jenis penerbangan,” katanya. “Semua kru dapat menerbangkan pesawat, pesawat dapat diparkir di gate mana saja, dan mekanik manapun dapat memelihara pesawat tersebut. Kesederhanaan operasional merupakan pondasi kesuksesan dan prinsip yang sama juga digunakan di TI.”

Secara strategis, bisnis jaringan global membantu perusahaan mencapai standar baru efisiensi dan produktivitas bisnis, baik dengan penjual, mitra, atau pelanggan. Menyederhanakan infrastruktur jaringan dan menetapkan jasa jaringan ‘end-to-end' membantu perusahaan mengotomatisasi cara-cara yang mendasar, sehingga mereka dapat bekerjasama. Secara taktis, infrastruktur yang menyatu membuat perusahaan bisa memotong biaya dan mengirim aplikasi dengan cepat.

“Jika ada satu hal yang benar-benar saya percayai, itu adalah bahwa bila Anda memiliki teknologi yang konsisten pada tingkat yang lebih rendah, apapun yang Anda bangun di atasnya akan menjadi lebih mudah dan berpotensi memberi lebih banyak nilai tambah bagi perusahaan Anda,” kata Go.

Perusahaan dapat menciptakan jaringan yang menyatu dengan menggunakan teknologi, misalnya Internet Protocol (IP), Ethernet, dan Extensible Mark-up Language (XML). Perusahaan lebih suka menggunakan IP, karena dapat mempercepat dan mempermudah pertukaran data, suara, dan gambar pada satu jaringan saja.

Misalnya, di Barton Marlow, Go menggunakan teknologi IP untuk membangun infrastruktur jaringan suara dan data, dan aplikasi standar untuk digunakan lintas organisasi, termasuk video conference, yang dapat mengurangi biaya perjalanan. Hasilnya, penyingkatan waktunya mencapai 66 persen. Karenanya, saran Boston, Anda harus menerapkan hal itu pada semua sistem, database , dan protokol yang mengakses ke jaringan.

Ciptakan visi bersama CEO dan CIO

Peran apakah yang akan diambil oleh TI di perusahaan Anda? Apakah akan menjadi operasi back-office ? Apakah enabler untuk layanan konsumen atau administrasi? Atau, sumber strategis untuk pertumbuhan dan inovasi persahaan? Jawabannya akan tergantung pada sebera besar CEO dan CIO berbagai visi TI.

“CEO harus memperlakukan TI sebagaimana bagian bisnis lainnya. Yaitu, menempatkan ukuran-ukuran operasi dan CIO konsisten dengan hal itu,” kata Sue Bostrom, senior vice president, Cisco Internet Business Solutions Group. “Namun, CEO juga harus membantu menciptakan dan mendukung visi departemen TI dan menyampaikan pentingnya visi tersebut kepada setiap orang dalam perusahaan.”

CEO juga harus berperan dalam mengatasi pebedaan-perbedaan lintas fungsional dan menjadi juara dalam peningkatan produktivitas. Namun, CEO akan menjadi lebih efektif bila menerapkan governance architecture yang memastikan hubungan yang erat antara TI dan bisnis di perusahaan secara menyeluruh.

Agar sukses, CEO harus memberikan informasi dan wewenang yang dibutuhkan oleh CIO untuk mengambil suatu tindakan. “Saya pikir, CEO harus mengundang CIO untuk menjadi bagian timnya, karena tidak ada orang yang dijauhkan dari CFO yang akan memiliki pandangan luas tentang perusahaannya,” kata Irwin.

Bagi CIO mereka harus siap “keluar dari kungkungan teknologinya dan mengomunikasikan visi-visi mereka,” kata Irwin. Dan, keterampilan tersebut yang seringkali harus digeluti oleh CIO.

Harris mengatakan bahwa CIO tidak mampu mengomunikasikan suatu visi tanpa membangun “hirarki kredibilitas”-nya. “Karyawan tidak akan perduli tentang visi CIO jika komputernya rusak, dan manajer bisnis tidak akan perduli jika aplikasi mereka menghambat operasi,” kata Harris.

Karenanya, pastikan sistem akan berjalan baik setiap saat. Kemudian, ciptakan kebijakan-kebijakan pelaksanaan TI yang memastikan tingkat kredibilitas kinerja operasional. Setelah langkah itu tercapai, barulah CIO dapat menciptakan visi yang luas, yang akan mempengaruhi strategi dan CIO dapat secara penuh berpartisipasi menggerakkan perusahaan ke arah yang baru, tambah Harris.

Akhirnya, CIO dan CEO harus yakin bahwa visi nilai tambah TI selaras dengan gaya organisasi mereka. “Anda tidak akan memiliki suatu organisasi TI yang memberi jalan keluar untuk masalah teknologi jika strategi perusahaan enggan mengambil risiko,” kata Irwin. /aa